Thách thức ERP trong thời đại 4.0

Trong xu thế "chuyển đổi số" (digital transformation) đang diễn ra mạnh mẽ trên thế giới và tại Việt Nam còn gọi là cuộc "cách mạng công nghiệp 4.0". Mục tiêu cụ thể là "số hoá" toàn diện mọi hoạt động từ các khâu đơn giản cho đến quản trị tổng thể. Dữ liệu và xử lý dữ liệu là mấu chốt và hệ thống "quản trị số" là trọng tâm, cho nên chúng ta có thể coi ERP là "chuyển đổi số" hay "chuyển đổi số" là ERP được không?

Những khác biệt giữa ERP và "chuyển đổi số"

ERP thường tập trung vào giải quyết những bài toán hậu phương (back-office) trong khi "chuyển đổi số" tập trung vào các khâu giá trị đột phá, đổi mới sáng tạo bởi công nghệ mới.
ERP không thay đổi mô hình kinh doanh của doanh nghiệp, trong khi "chuyển đổi số" thúc đẩy thay đổi mô hình kinh doanh, công cụ kinh doanh tạo nên sự biến đổi cốt lõi. Những nhà cung cấp ERP lớn nhỏ đều cho rằng họ cung cấp "chuyển đổi số", nhưng thực chất công nghệ ERP tương đối bảo thủ và đang đi chậm hơn so với những công nghệ hiện đại.

ERP cơ bản không thay đổi quy trình của doanh nghiệp mà số hoá các quy trình đã có, trong khi "chuyển đổi số" có thể dẫn tới thay đổi quy trình và hoạt động do sự thay đổi của mô hình kinh doanh như đã nói trên.

Như vậy có thể nói có sự chuyển biến từ ERP tới "chuyển đổi số". Trong khi đó, trên thực tế ở Việt Nam hiện nay rất ít doanh nghiệp đã được tiếp xúc với ERP, mà nếu có thì đa số mới chỉ tập trung vào phục vụ cho tài chính kế toán. Tuyệt đại đa số doanh nghiệp còn lại chưa hề sử dụng hoặc chưa hề biết đến ERP.

Vậy công cuộc "chuyển đổi số" ở Việt Nam sẽ ra sao? Chúng ta có thể "chuyển đổi số" mà bỏ qua ERP được không? Câu trả lời là mọi công nghệ đột phá đều không thể bỏ qua mục tiêu "quản trị số" mà nó chính là cốt lõi của ERP. Như vậy ERP vẫn đóng vai trò là một khâu quan trọng trong "chuyển đổi số".

Vấn đề đặt ra với các doanh nghiệp Việt Nam là làm thế nào để "phổ thông hoá" ERP để "chuyển đổi số" thành công. Bản thân ERP cũng cần phải thay đổi chính mình để phù hợp với xu hướng của thời đại, để dễ áp dụng hơn và bằng bất kỳ giá nào cũng phải "bình dân" hơn. ERP cần được áp dụng theo xu hướng mới và cũng phải đối mặt với những thách thức mới. Dưới đây là những thách thức lớn của ERP trong thời đại "chuyển đổi số" dưới tầm nhìn đối với các doanh nghiệp Việt Nam.

Cạnh tranh khốc liệt giữa các giải pháp

Giữa một rừng các giải pháp lớn nhỏ khác nhau, cùng với vô số những ứng dụng mobile đang được nhiều cá nhân và tổ chức sử dụng hiện nay, ERP nhất là ERP truyền thống đang phải đối mặt với sự cạnh tranh gắt gao.

Trên thực tế rất nhiều ứng dụng chuyên dùng, những ứng dụng nhỏ cũng có thiên hướng tới quản lý và phân tích dữ liệu tập trung (big data), trong khi rất nhiều ứng dụng "kinh tế chia sẻ" không những thừa sức đạt được tiêu chuẩn "quản trị số" của ERP mà còn tạo nên hệ sinh thái liên kết mạnh mẽ giữa các thực thể độc lập.

Hiện tại, chỉ cần nhìn vào bảng giá của những giải pháp ERP truyền thống, đa số doanh nghiệp đã cảm thấy ngần ngại, cho dù có ao ước đến đâu đi chăng nữa. Trong khi các doanh nghiệp vừa và nhỏ mới đang mường tượng đến những cái họ đang cần trước mắt, và rất nhiều sản phẩm miễn phí, tiện dụng có thể thoả mãn một phần yêu cầu của họ. Vì vậy họ có tư tưởng mặc định cho rằng ERP chỉ dành cho những doanh nghiệp lớn trở lên.

Những ứng dụng nhỏ và đông đảo hiện nay thực sự đang gây rắc rối nhiều cho thị trường ERP truyền thống. Nhiều ông lớn cũng phải loay hoay thay đổi chính mình để đáp ứng với những yêu cầu của thời đại nhưng vẫn chậm hơn so với các đối thủ trẻ với công nghệ hoàn toàn mới. ERP đã gặp nhiều khó khăn trên thế giới, còn ở Việt Nam có lẽ còn khó hơn bởi vì vừa mới mon men đã gặp nhiều lực cản.

Sự thay đổi chớp nhoáng của mô hình kinh doanh

Trong thời đại hiện nay, với sự cạnh tranh khốc liệt và môi trường thay đổi nhanh chóng, doanh nghiệp không còn đóng đinh với một mô hình kinh doanh cố định mà có thể thay đổi một phần hay toàn diện chỉ sau một quyết định. Điều đó dẫn tới một loạt thay đổi của quy trình kể cả các chức năng và sự đáp ứng mới của nhân sự.

Những ERP truyền thống khó có thể đáp ứng được những yêu cầu đó, mặt khác các nhà triển khai thường khuyến cáo tuỳ biến "vừa phải" dẫn đến nhiều sự cứng nhắc trong áp dụng quy trình. Nếu như ERP truyền thống phải mất cả năm để triển khai thì cũng phải mất thời gian tương tự để thay đổi, làm chậm đi quá trình chuyển đổi của doanh nghiệp.

Trong khi đó nhiều ERP nhỏ có độ mở và tuỳ biến cao, những ứng dụng thông minh mới có thể đáp ứng được những yêu cầu thay đổi uyển chuyển của doanh nghiệp. Nhiều ứng dụng mới có thể được tạo tức thì với công nghệ mới, với giá rẻ bất ngờ, đáp ứng những yêu cầu trước mắt của doanh nghiệp mà vẫn thu thập được lịch sử dữ liệu cho các giai đoạn sau.

Điều đó đòi hỏi ERP phải uyển chuyển hơn, độ mở cao hơn, độ tuỳ biến sâu hơn, mặt khác mức độ tích hợp và trao đổi dữ liệu trở thành thước đo mới cho sự đáp ứng của ERP đối với doanh nghiệp.
Kết hợp các yếu tố xã hội

Hiện nay các mạng xã hội và kinh tế chia sẻ đã là những nhân tố thúc đẩy sự thay đổi cơ bản các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Doanh nghiệp không thể tồn tại chỉ trong phạm vi của nó mà phải tìm đến sự liên kết, chia sẻ để tối ưu hoá các hoạt động kinh doanh.

Ngày nay người ta không chỉ nói đến tiếp thị số (digital marketing) mà đã đi đến khái niệm rộng hơn hẳn là tiếp thị xã hội (social marketing), kinh doanh xã hội (social business), v.v... Tất cả đều dựa trên việc khai thác sức mạnh của mạng xã hội và sự liên kết hữu cơ tạo nên bởi một hệ sinh thái nào đó.

Đây có lẽ là thách thức lớn nhất của ERP, một mặt phải đảm bảo sự tuân thủ quy trình một mặt lại phải mở rộng đối tượng tới các yếu tố xã hội thường là "phi tuân thủ". Những sản phẩm SocialCRM đã giải quyết tốt khá nhiều bài toán về social marketing, câu hỏi đặt ra liệu có thể có được SocialERP không?

Hệ sinh thái ERP

Hiện nay Chính phủ đã có nhiều quy định và bước đi để chuyển đổi "không giấy tờ" (paperless) trong đó có chứng từ điện tử, trước mắt là hoá đơn điện tử. Các chứng từ điện tử có thể là bất kỳ, từ chào giá, phiếu xuất kho, phiếu thu/chi... cho đến những chứng từ mang tính pháp lý như hợp đồng, hoá đơn điện tử...

Đây có thể là cơ hội lớn cho làng ERP đồng thời cũng là thách thức không kém. Một khi chứng từ điện tử được phát hành tại một doanh nghiệp nào đó, nó không còn chỉ là chứng cứ chỉ để trong "ngăn kéo điện tử". Một phiếu xuất, đơn hàng hay hoá đơn... được đơn vị này phát hành cho đơn vị khác nó phải được tiếp nhận ngay lập tức bởi đơn vị đích và có thể được "vào dữ liệu" đầu vào một cách dễ dàng mà không phải nhập liệu bằng tay trong khi mỗi đơn vị có thể sử dụng những ứng dụng và công nghệ khác nhau.

Để tạo ra sự "tiếp quản điện tử" này, đòi hỏi tất cả các ứng dụng đều phải tuân theo quy chuẩn chung, cụ thể là có thể áp dụng theo quy chuẩn hoá đơn điện tử mà Nhà nước đã ban hành.
Nếu giải quyết được bài toán "tiếp quản chứng từ điện tử" như vậy, vô hình chung ERP đã có thể tham gia "hệ sinh thái ERP" mà ở đó đã có sự cộng sinh của nhiều "cơ thể sống".

IoT

Xu thế vạn vật kết nối (Internet of Things viết tắt IoT) đã và đang diễn ra mọi nơi cùng với xu thế "dữ liệu phân tán" của blockchain cũng là một thách thức lớn cho ERP.

Làm thế nào để thu thập toàn bộ những dữ liệu từ những thiết bị thông qua Internet và tự động lọt vào phễu dữ liệu của ERP. Đòi hỏi tính mở và tích hợp cao, cần có 1 API platform hoàn chỉnh cho ERP nhằm tích hợp dễ dàng mọi nguồn dữ liệu, kể cả 2 chiều. Nó giúp cho doanh nghiệp có những dữ liệu chính xác, kiểm soát chặt chẽ hơn chuỗi cung ứng, sự liên quan đến các đối tác, đi đến những quyết đính nhanh và chuẩn xác.

Đó chính là yết hầu của ERP trên một triết lý là các phần mềm chia sẻ thông tin cùng chung mục tiêu. Khai thác tối đa các dữ liệu là mục tiêu của mọi ngành công nghiệp. Các cảm biến IoT và hệ thống xử lý dữ liệu thông minh giúp cho doanh nghiệp có một sức mạnh cạnh tranh vượt bậc và không thể thiếu trong môi trường kinh doanh hiện nay.

Theo Lê Ngọc Quang

Góc Giải Pháp

Menu