Số hóa và chuyển đổi số đều liên quan tới các ứng dụng công nghệ số vào các tổ chức, doanh nghiệp trong thời kỳ 4.0. Vì vậy, 2 khái niệm này khiến nhiều người nhầm lẫn về tính chất, cách thực hiện, quy trình, giá trị, lợi ích,...
Đối với một số người sự khác biệt này có thể là không quan trọng, nhưng đối với các chủ doanh nghiệp muốn áp dụng số hóa và chuyển đổi số thì việc phân biệt các khái niệm này là rất quan trọng vì nó ảnh hưởng đến việc quyết định áp dụng như thế nào, mức độ ưu tiên và liên quan thế nào đến chiến lược phát triển doanh nghiệp trong tương lai.
Số hóa là gì?
Số hóa (Digitization) được hiểu là việc biến đổi các giá trị thực sang giá trị số hay chuyển đổi thông tin từ dạng vật lý, analog sang dạng kỹ thuật số (được biểu hiện bởi các dãy số nhị phân 0 và 1). Các thông tin được đưa lên hệ thống máy tính và được xử lý bằng các phần mềm, giúp việc lưu trữ và tìm kiếm dễ dàng như việc scan tài liệu thành định dạng PDF file, hoặc quét một bức ảnh … Bản thân dữ liệu không bị thay đổi, nó chỉ được mã hóa ở định dạng kỹ thuật số.
Số hóa quy trình (Digitalization) là việc ứng dụng công nghệ thông tin vào các quy trình vận hành, giúp quá trình xử lý thông tin trở nên đơn giản hơn, góp phần tăng hiệu suất công việc cho nhân viên và doanh nghiệp. Vì dụ như thực hiện phê duyệt văn bản, thanh toán hoặc nộp thuế cho Nhà nước bằng việc sử dụng dịch vụ chữ ký số, giúp quản lý không cần phải tới công ty để ký văn bản giấy, nhân viên kế toán tiết kiệm được thời gian tới văn phòng thuế để khai và nộp thuế.
Chuyển đổi số là gì?
Chuyển đổi số (Digital transformation) là quá trình ứng dụng số hóa và số hóa quy trình, áp dụng công nghệ kỹ thuật số vào tất cả các hoạt động của doanh nghiệp, tận dụng công nghệ để thay đổi cách thức vận hành, mô hình kinh doanh và cung cấp những giá trị mới cho khách hàng, từ đó tăng vị thế cạnh tranh cho doanh nghiệp trên thị trường.
Ví dụ như các doanh nghiệp chuyển đổi từ thanh toán bằng tiền mặt sang hình thức thanh toán không dùng tiền mặt như mobile money, ví điện tử, quét mã QR,... Để có thể thực hiện được việc này, doanh nghiệp cần thực hiện số hóa và số hóa quy trình để đưa thông tin lên hệ thống công nghệ, sau đó sử dụng các tiến bộ như big data, AI để phân tích, kết nối và triển khai các hình thức thanh toán tiện lợi này cho người mua và đơn vị bán hàng.
Sự khác biệt giữa số hóa và chuyển đổi số
Số hóa và số hóa quy trình là một mắt xích quan trọng trong chuyển đổi số. Nếu số hóa là sự chuyển đổi dữ liệu thì chuyển đổi số là việc sử dụng dữ liệu chuyển đổi đó để phân tích, thay đổi qui trình vận hành, đưa ra những chiến lược, mô hình kinh doanh phù hợp cho doanh nghiệp.
Số hóa yêu cầu nhân sự thành thạo công nghệ thông tin để nhập thông tin lên hệ thống và quản lý thông tin đó, cần nhân sự giỏi về công nghệ thông tin để xây dựng hệ thống lưu trữ trên môi trường Internet cho doanh nghiệp. Thời gian thực hiện số hóa khoảng một vài tháng phụ thuộc vào lưu lượng thông tin, hạ tầng và năng lực nhân sự.
Chuyển đổi số cần nghiên cứu kỹ lưỡng vào có kế hoạch chi tiết trước khi thực thi. Chuyển đổi số cần sự tham gia của toàn bộ nhân sự trong doanh nghiệp, không phải chỉ cấp quản lý mới tham gia vào quá trình này, bởi chính các nhân sự bên dưới mới là người sử dụng chính các ứng dựng và giải pháp chuyển đổi số. Thời gian thực hiện chuyển đổi số của đơn vị tối thiểu từ 3 - 5 năm vì cần thay đổi mô hình kinh doanh, vận hành và tư duy làm việc của toàn bộ nhân sự.
Như vậy, sự khác biệt giữa số hóa và chuyển đổi số thể hiện rõ nhất ở điểm: số hóa là bước đầu tiên trong quá trình chuyển đổi số, nhằm đưa các thông tin lưu trữ ở dạng vật lý sang kỹ thuật số. Chuyển đổi số việc thay đổi tư duy và mô hình kinh doanh để ứng dụng những lợi ích mà số hóa và số hóa quy trình mang lại, để tiết kiệm chi phí, tăng hiệu suất công việc, từ đó có thể tạo ra nhiều giá trình mới cho doanh nghiệp.
NGS Consulting
